アドベントカレンダー、もうひとつの記事。


昨年の12月、運営元の代表から機会をいただいて、「コワーキングスペース運営者限定・アドベントカレンダー2016」へ参加させていただきました。
その時に書いた記事はこちら


初め、このお話をいただいた時は「こういうことを書きたい!」とすぐ思いつき、楽しみながらブログ記事を書いてたのですが、書き進める途中で「何だか違う…」という違和感を感じ始めてしまいました。

「アドベントカレンダーに載せる記事として、本当にこの内容を載せたいの?」と自問自答をしながら、迷いを感じながら記事を書いていました。

結局、締め切り当日に書き直して、その時の私が率直に「書きたい、伝えたい」と思えた内容で、無事にブログ記事をアップすることができました。

会員さんや常連のビジターさまからは「あなたが水上さん?ベースキャンプのブログ、読んだよ。」や「ブログの記事、良かったよ!」などあたたかい言葉いただき、それはもう、とっても嬉しかったです。また「自分の書いた記事に反響があった」という喜びも一緒に味わうことができました。

アドベントカレンダーには載せる機会はなかったのですが、2016年の自分の仕事を振りかえることと、ブログの練習として、書いた記事を残すことにしました。(完全に自己満足です。笑)
実際にアップした内容と同じ箇所もありますが、そのまま残します。どうかご了承ください。



2016年をひとことで表現すると。

私にとって、コワーキングスペースで働いたこの2016年は「ベクトルを内側に向けた1年」でした。主な理由は下記の通りです。

  • 新しいスタッフが増えたため、マニュアルの見直しを徹底。
  • 月額会員さん、常連のビジターさんとのコミュニケーションを意識。
  • スタッフとのコミュニケーションも意識。

運営スタッフの一員として、私の中で

「どんなコワーキングスペースにしていきたいの?」
「月額会員さん、ビジターさんにとって、また利用したいと思ってもらうには?」
「一緒に働いているスタッフと、どんな関係を築いていきたい?環境にしていきたい?」


を考えながら、実践していく1年でした。



マニュアルをしっかりとする。


今年は特に、「業務マニュアルをしっかり作ること、見直すこと」に力を入れました。

ベースキャンプ名古屋のスタッフは、代表を元にアルバイトスタッフ10名で運営しています。
今年の春、長く働いていた先輩スタッフ3名が大学の卒業と共に、ベースキャンプ名古屋を卒業されました。それに伴い、新しいアルバイトスタッフも増えました。人数も増えてきて賑やかとなり嬉しい半面、問題点も。

それは「スタッフの研修が行き届かなくなってきている」ということです。

常勤の正社員スタッフがいないため、新しいスタッフの研修も全てアルバイトが交代で行っています。
ベテランの先輩スタッフが在籍している間は、マニュアルがない状態で研修を行っていただいていたため、業務マニュアルが少し古い情報のままでも何とかなっていました。

でも、春以降はシフトの関係上どうしても、経験がまだ浅いスタッフが研修を行う…という機会が増えてきました。参考になるはずのマニュアルも情報が古いため、スタッフによって知っていること、知らないことが出てきてしまい、対応に差が出るようになってきてしまいました。

また、ベースキャンプ名古屋の受付は、基本1人体制です。(休日の場合は例外もあります。)
1人で受付に入るようになったスタッフから「正直、1人で入るのが不安です…」という声を聞くことも増えてきました。私も同じような経験があるので、その気持ちがすごく分かります。


不安だと感じる。

どう対応したら良いか分からないから。

答えとなる、参考にできるものがないから。

分かりやすいマニュアルを作ること!



今までの、ベースキャンプ名古屋の業務マニュアルは、どこか「分かる人が見て、分かる内容」のものでした。
そのため、新しいマニュアルは「研修を受けたことがない人でも理解できる、分かりやすいものを。」になるよう心掛けています。また、業務の内容が変更になる度、新しい情報への更新も心がけています。

完成までの道のりはまだまだ遠いですが、ありがたいことに他の学生アルバイトスタッフもマニュアル作りと修正に積極的で、少しづつ分かりやすいものが出来上がってきています。

また、私が作ったマニュアルの内容について「これってこういう意味ですか?」と疑問に感じたことをすぐ投げかけてくれるので「なるほど!まだこの部分の説明が足りないってことなんだ。」という見過ごしていたことに、気付かせてくれます

スタッフ皆さんの力を借りながら、もっと充実したものにしたいと思っています。

何気ないコミュニケーションをとること。

根を詰めていた時、何気ない話をして笑っていたら、
少し肩の力が抜けて良い気分転換になった…という経験ありませんか?

私は、そのような経験がたくさんあります。笑
以前は雑談する時間なんてもったいない、時間の無駄とさえ思いながら仕事をしていた会社員時代もありました。でも、先輩や同僚との何気ない会話で救われることが多かったことに気づき、今となっては「雑談コミュニケーション」大好き人間です^^

ベースキャンプ名古屋は、恐らくコワーキングスペースの中でも「作業に集中している方が多い」スペースだと思います。見学にいらっしゃった方の中には「ここは、話をしても大丈夫なスペースですよね?」と、時々ご質問をいただくほど、お仕事に集中している方が多くいらっしゃいます。

会員さんも常連のビジターさんも、お仕事される時は黙々と作業をして、たまにお話をしたりひと息をつく。そして、その後またしっかり作業をする。私はそんなメリハリのついたこの雰囲気も好きです。

会員さんや常連のビジターさんが、席を外される時、一息ついていらっしゃる時、タイミングを見て軽く話しかけるようにしています。お話する内容は、天気のことだったり、お土産のお菓子のことだったり。難しい話ではなく、少しでも気分転換になるような他愛もない話をするようにしています。

構えることなく、思わず会員さんも笑顔になっちゃうような、何気ない雑談コミュニケーションができるよう心掛けています。

また、ビジターさんともタイミングが合ったら、ひとことふたこと、お話するようにしています。利用いただいたことへの感謝の気持ちと、このベースキャンプ名古屋が、少しでも居心地よく感じて作業していただけるように、という気持ちで接しています。

スタッフとも何気ないコミュニケーションを忘れずに。

ベースキャンプ名古屋の受付は、基本1人体制です。
そのため、普段他のスタッフと話ができる機会は、主にシフトの交代時のみになってしまいます。

だから、スタッフと会えた時には仕事の話だけではなく、好きなことや学校のこととか、何気ないことを話すようにしています。また、話している様子とか雰囲気を見ながら、体調も含めて「いつもと変わりはない?」と気にかけるようにしています。

縁があって一緒に働くスタッフなので「楽しい!」と感じて働いてもらいたい。
そう感じてもらうために、環境を整えていくこともひとつの役割だと考えています。

また、先にも書いた通りスタッフは学生が中心なので、学校の卒業と共にベースキャンプ名古屋も卒業されます。卒業されてから、「ベースキャンプ名古屋のアルバイト、楽しかったなぁ。」と、いつの日かふと思い出してもらえたら嬉しいな、とも思っています。

(でもコミュニケーションをとる1番の理由は『ベースキャンプ名古屋のスタッフが好きで、ただ単純にお話したいから』です…。)



追記(2017.5.26)


4月になり、コワーキングスペースで働き始めて3年目になります。

今回、ブログ更新のためこちらの記事を読み返してみて、気持ちをまたリフレッシュすることができました。たったの半年間ではありますが、過去の自分に気付かせてもらえた気がします。
ブログを書くことのメリット、また発見しちゃいました。

2017年残りの時間も、ひとつひとつの出逢いを大切に、今の私にできることをひとつひとつ丁寧にやっていきたいと思います。
これからもベースキャンプ名古屋と、こちらのブログをどうぞよろしくお願いします。


水上 ちえ

「素敵だな」「応援したい」と感じたことを中心に書いています。文章作成の練習も兼ねています。

好きなことは、サポートすること、北欧雑貨、ゆるいイラストを描くこと、旅行(宮古島とフィンランド)。楽しそうに笑っている人を見ているだけで、嬉しくなります。

以前は、接客多めの受付と事務(家具メーカー、組合団体、学校など)で働いていました。2015年〜名古屋のコワーキングスペース「ベースキャンプ名古屋」で働いてます。

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